Impressumspflicht bei E-Mails - Darauf muss man achten

Beim täglichen E-Mail-Verkehr mit Freunden und Verwandten schenken wir der formalen Gestaltung unserer Mails nur wenig Beachtung. Schnell sind einige kurze Zeilen eingetippt, eine liebe Verabschiedung darunter gesetzt und die Mail verschickt. 

Der formalen Gestaltung von Geschäftsmails sollten Sie jedoch mehr Beachtung schenken. Seit 2006 gelten geschäftlich verschickte Mails als Geschäftsbrief und obliegen somit der Impressumspflicht. Ein unvollständiges E-Mail-Impressum kann dementsprechend sogar zur Abmahnung führen.

Welche Angaben dieses genau enthalten muss hängt von der Eintragung im Handelsregister ab.
Hier eine kurze Übersicht:

E-Mail-Impressum mit Handelsregistereintrag:

• Firmenname
• Bezeichnungder Rechtsform
• Ort seiner Handelsniederlassung
• Registergericht und Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
• Zusätzlich müssen bei der GmbH die Geschäftsführer genannt und sofern ein Aufsichtsrat gegründet wurde, der Vorsitzende mit Vor- und Nachname angegeben werden.
• Bei einer Aktiengesellschaft müssen alle Vorstandsmitglieder genannt und der Vorstandsvorsitzende gekennzeichnet werden. Zudem ist der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit Vor- und Nachname anzugeben.

E-Mail-Impressum ohne Handeslregistereintrag:

• Vor- und Nachname des Gesellschafters, der Gesellschafter
• Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts dieser Zusatz oder die Abkürzung GbR
• Ladungsfähige Anschrift des Unternehmens oder des Unternehmers
• Geschäftsbezeichnung kann enthalten sein
  
  

Neben den Pflichtangaben empfiehlt es sich Angaben zu Telefon und Fax, sowie zu Social Media Kanälen (sofern vorhanden) und Website zu machen. Um die Zulässigkeit Ihres E-Mail-Impressum zu gewährleisten, sollten Sie zusätzlich auf eine ausreichend große und gut lesbare Schrift achten. 

Weiterführend ist es nicht zulässig, Pflichtangaben durch einen externen Link anzugeben (beispielsweise durch einen Link zu einer Website). Grund ist, dass die Pflichtangaben beim Drucken der Mail verloren gehen bzw. nicht eingesehen werden können. Ähnlich verhält es sich, wenn der Empfänger der Mail diese ohne Internetzugang betrachten möchte und dadurch nicht auf den Link zugreifen kann.

Unser Tipp: Es lohnt sich, die eigene Signatur noch einmal auf ihre Vollständigkeit zu überprüfen - viel Spaß!