Elektronische Rechnungen sind auch ohne digitale Signatur gültig

Anlässlich der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsversand innerhalb unserer Agentur möchten wir die Gelegenheit gerne nutzen und dieses Thema einmal aufgreifen. 

Rechnungen können bei Zustimmung des Empfängers auch auf elektronischem Weg übermittelt werden.

Immer mehr Unternehmen versenden Rechnungen als Dateianhang in E-Mails um Kosten zu sparen, die Bearbeitung schneller abzuwickeln sowie die Umwelt zu entlasten. Grundsätzlich gelten für die elektronischen Rechnungen die gleichen Inhaltsvorgaben wie bei der schriftlichen Rechnung. Durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurde der Umgang mit elektronischen Rechnungen wesentlich vereinfacht.

Seit dem 01.07.2011 ist für die Versendung von elektronischen Rechnungen eine elektronische Signatur nicht mehr zwingend erforderlich. Allerdings müssen gemäß § 14 UStG (Umsatzsteuergesetz) die Echtheit der Rechnungsherkunft, die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Lesbarkeit der Rechnung sicher gewährleistet sein. Dies kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren erfolgen, mit deren Hilfe der Unternehmer die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts anhand eines so genannten verlässlichen Prüfpfads sicherstellt.

Unter dem Begriff des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens sind Verfahren gemeint, die der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seinen Zahlungsverpflichtungen einsetzt. Sowohl Papier- als auch elektronische Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Dabei ist zu beachten, dass elektronische Rechnungen zwingend auch elektronisch archiviert werden müssen. Es genügt nicht, die Unterlagen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren. 

Zum Nachlesen und besseren Verständnis findet Ihr hier das Schreiben des Bundesministerium der Finanzen über die Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011.