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Dezentrales Arbeiten in der Agentur: Wie wir uns weitestgehend ortsunabhängig gemacht haben.

Dezentrales Arbeiten in der Agentur: Wie wir uns weitestgehend ortsunabhängig gemacht haben.

Wir suchen derzeit für zwei Büroräume in unserer Agentur neue Untermieter. Bei einigen Kunden und Freunden war dies wohl Grund zur Besorgnis. Ich wurde in den vergangenen zwei Wochen immer Mal wieder angesprochen, ob es bei uns nicht mehr laufe? Und ob wir jetzt immer weniger Mitarbeiter würden...?

Keine Angst: Uns geht es gut! Wir arbeiten nun jedoch dezentraler als vorher!

Ich war wirklich überrascht, dass das Mietangebot in unserem Weblog solche Wellen geschlagen hat und wäre ehrlich gesagt gar nicht auf die Idee gekommen, dass das zu solchen Überlegungen führen könnte. Ich kann nur sagen: Uns geht es gut, doch Dank des technischen Fortschritts und unseren vermehrt in die Cloud ausgelagerten Organisations- und Projektmanagement-Lösungen ist es einfach nicht mehr immer notwendig, dass alle Mitarbeiter im Büro vor Ort sitzen.

Als wir mit unserer Internetagentur vor knapp drei Jahren in die neuen Räumlichkeiten in Köln-Ehrenfeld einzogen, hielten Jörg und ich es für die beste Lösung, wenn die meisten Mitarbeiter einen Arbeitsplatz vor Ort bekämen und von hier aus arbeiten würden.

Doch dann kam die Cloud...

Parallel zum Umzug in die großzügigen Büroräume testeten wir immer wieder onlinegestützte Softwarelösungen aus, die uns die Arbeit im Team erleichtern sollten. Es gab einen Messenger zum schreiben von Nachrichten im Team, wir setzten einen Cloudspeicher ein, um unsere Daten zentral und von überall erreichbar zu machen, das gesamte Angebots-, Rechnungs- und Mahnwesen war bereits online und hier und da kamen noch kleinere Projektmanagement-Tools hinzu. Allesamt über eine eigene App oder den Browser von überall auf der Welt einsetzbar. Und nach vielen angetesteten Tools und noch mehr grauen Haaren fanden wir schließlich ein so gutes Setup, dass wir beschlossen hier und da auch mal von zu Hause, aus dem Urlaub oder schlicht und einfach auf Geschäftsreisen zu arbeiten.

Warum jeden Tag ins Büro kommen?

Gerade unsere Entwickler, aber auch die Berater im Team waren dankbar für die gut zusammengestellte Software-Mischung, die es ihnen ermöglichte, nicht mehr nur noch vom Büro aus zu arbeiten. Und auch Jörg und ich sparten uns hin und wieder mal den Weg ins Büro. Wer die Verkehrsverhältnisse in Köln kennt, weiß, dass man damit auch einiges an Arbeitszeit pro Tag dazu gewinnen kann und jede Menge Nerven schont.

Dezentrales Arbeiten mit engem persönlichen Kontakt zu Firmenkultur erklärt

Bei basta!media haben wir nun das dezentrale Arbeiten im Team zum Kredo gemacht. Neben einer kleinen Stammbesetzung in der Agentur selbst, arbeiten viele der Entwickler dauerhaft von zu Hause oder von unterwegs und auch der harte Kern rund um Jörg, Melanie und mich genießt hin und wieder mal die Möglichkeit entspannt von außerhalb zu arbeiten. Und selbst die telefonische Erreichbarkeit leidet Dank VoIP-Lösung nicht.

Dennoch ist uns wichtig, dass wir uns alle regelmäßig treffen, uns von Angesicht zu Angesicht austauschen können. Alle Mitarbeiter, bis auf unseren Serveradministrator Anton kommen aus dem Kölner Großraum. Eigentlich unnötig, wenn man das Thema "Dezentrales Arbeiten" radikal umsetzen möchte. Aber wir legen großen Wert darauf, dass wir in der Nähe sind und unseren Kunden auch persönlich mit Rat und Tat vor Ort zur Seite stehen können. Daher setzen wir nach wie vor auf ein lokal verwurzeltes Team, das es uns ermöglicht, uns spontan zu treffen, zum Kunden zu fahren, oder Kunden und Geschäftspartner in unserem Kölner Büro zu begrüßen. Dank der räumlichen Umstrukturierung haben wir nun sogar einen noch größeren und besser ausgestatteten Konferenzraum schaffen können.

Welche Tools wir einsetzen und wie es läuft

Nun fragt Ihr Euch sicherlich, welche Tools wir einsetzen und ob das alles echt so toll ist, wie es klingt? Wir können nur sagen: Die neue Arbeit im Team ist durch die dezentrale Struktur und Nutzung von Online-Lösungen flexibler, effizienter und vor allem für alle tatsächlich entspannter geworden. Und wenn wir Sehnsucht nacheinander bekommen, oder ein persönliches Treffen sinnvoll ist, dann steht dem ja nichts im Wege. Für uns alle also genau der richtige Schritt!

Leider haben wir nach drei Jahren der intensiven Suche noch immer keine Lösung gefunden, die alle Teilbereiche und Workflows einer Internetagentur abdeckt. Durch Schnittstellen und die enge Verzahnung der unterschiedlichen Systeme haben wir es jedoch geschafft, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und wirklich alle notwendigen Tools ins Internet auszulagern.

Hier nun die Aufstellung der Online-Tools, die wir derzeit aktiv nutzen:

SalesKing CRM, Rechnungs- und Mahnwesen, Angebote und E-Mailverkehr
OTRS Ticketystem für den Kundensupport
Slack Messenger und schneller Datei- und Informationsaustausch im Team
Asana Projektmanagement und Aufgabenverwaltung
Mite Zeiterfassung mit Reporting und Onlinezugang für unsere Kunden
Cloud-Reservoir
(basierend auf ownCloud)
Selbst gehosteter Cloudspeicher
(bieten wir Kunden hier auch an)
Evernote Knowledge-Management und Dokumentenarchiv
ReachEdge Lead-Überwachung und Anfragen-Management
Sipgate Team

Telefonanlage und Fax im Internet

Mailchimp E-Mail-Marketing

Und genau wegen diesen tollen Lösungen sind nun zwei Büroräume bei uns frei geworden! Wenn Ihr also interesse habt, mit uns im Büro zu sitzen, dann schaut Euch das hier mal an :-)

Unser günstiges Angebot für Untermieter: Euer Weg zu einem schönen eigenen Büro in Köln »

 

Habt Ihr Fragen? Wie seht Ihr das Thema ortsunabhängiges Arbeiten? Kommt Ihr damit vielleicht nicht zurecht?

Wir würden uns über spannende Diskussionen mit Euch freuen... Gerne in den Kommentaren unten oder unseren Social media Kanälen.

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